Requirements Engineering Methoden

Als Business Analyst und Projektleiter verbringe ich viel Zeit in Meetings mit Kollegen, Anwendern, Managern und anderen Stakeholdern. Um so wichtiger ist es, diese Meetings effektiv zu gestalten.
Aber - wer kennt das nicht? Teilnehmer sind unvorbereitet, andere diskutieren über uninteressante Dinge, das Meeting hat kein Ergebnis und ein neues Meeting zu demselben Thema muss anberaumt werden?
Folgende Regeln für effektive Meetings haben sich sehr bewährt:

• Ziel formulieren
  Ein festgelegtes Ziel hilft den Teilnehmern, sich zu fokussieren und hilft dem Moderator, das Meeting zielgerichtet zu halten.
• Agenda verteilen
  Eine vorab verteilte Agenda, ggf. mit Zeitangaben, hilft ebenfalls, die Diskussion effektiv zu halten. Als Moderator zwingt mich das Formulieren der Agenda, mir Gedanken über den effektiven Ablauf des Meetings zu machen.
• Vorbereitung
  Eine gute Vorbereitung durch den Moderator mag selbstverständlich sein. Vorher an die Teilnehmer verteilte Aufgaben helfen, das Meeting frei von Vorträgen zu halten und sich auf die Entscheidungen zu konzentrieren.
• Ergebnisse
  Die Ergebnisse werden im Meeting zusammengefasst und ggf. per Protokoll verteilt. Aufgaben für die Teilnehmer werden definiert und namentlich an einzelne Personen vergeben.

Marissa Meyer von Google hat strenge Regeln aufgestellt und wendet diese für jedes 5-Minuten-Meeting an.
Die Regel "Demonstrate Respect for People's Time" gibt wie ich finde ein gutes Selbstverständnis eines Moderators wieder. Scott Sehlhorst formuliert diese als eine der Regeln um Meetings 60% effektiver zu machen. Er gibt außerdem Verhaltenstipps, wenn sich z. B. Teilnehmer nicht vorbereiten.

In die gleiche Richtung gehen die Top 7 Strategien für produktive Meetings von Kevin Kearns.
Für Meetings, die ich selbst veranstalte, wende ich diese Regeln konsequent an - und bin im Allgemeinen zufrieden mit der Meeting-Effizienz... Schwieriger ist es natürlich in Meetings als Teilnehmer. Hier hilft es, vorher ein Ziel und eine Agenda zu fordern. Ich frage meist auch, wie ich mich vorbereiten kann. Gelingen Meetings dennoch nicht nach meiner Zufriedenheit, hilft Feedback, ggf. mit Hinweis auf die Artikel oben...